Még mindig kell az útnyilvántartás, ha nem akar ráfizetni az ÁFA elszámoláskor

Mi a helyzet most az útnyilvántartással?

1 percben vegyük át gyorsan, miről is van pontosan szó:

• a céges autókkal kapcsolatos költségek (például a bérleti díj) utáni ÁFA az autó üzleti célú használatának arányában levonható;
• 2019 januárjától kezdve már nem kell útnyilvántartással bizonyítani az autó céges használatát ahhoz, hogy az ÁFA maximum 50%-át visszaigényeljük;
• fontos, hogy emellett viszont továbbra is ott van a lehetőség, hogy az eddig megszokott rendszerben, útnyilvántartás alapján intézzük a visszaigénylést.

Amikor felröppentek az első hírek a szabálymódosítással kapcsolatban, alapvetően 2 előnyt hangoztattak a legtöbben:

• egyrészt végre meg lehet szabadulni rengeteg papírmunkától;
• másrészt nyílt egy kiskapu arra, hogy ha 50%-nál kevesebbet használjuk céges utakra a kocsit, akkor is jobban jöjjünk ki az adózás tekintetében.

Igen ám, de van ezzel egy kis gond

Először is: az, hogy megszabadulunk némi adminisztrációtól, még nem biztos, hogy anyagilag megéri majd a cégünknek.

A céges autók nagy többségét Magyarországon 80-90 (nem ritkán 100) százalékban üzleti célokra használják, és értelemszerűen az 50%-os átalány az ilyen esetekben elég rossz üzletet jelent.

Magyarul tehát a papírmunka megspórolása igen komoly összegektől foszthatja meg a vállalkozásokat, ha nem figyelnek – akár millióktól is.

A fentebb említett másik nagy „előnnyel” pedig az a probléma, hogy rendben, 50% feletti magánhasználat esetén jó ötletnek tűnik, hogy kihasználjuk az adódó lehetőséget, de mi történik, ha a NAV egyszer csak kellemetlen kérdéseket tesz fel nekünk?

Még ha mindent szabályosan is csinálunk, útnyilvántartás nélkül nincs nagyon semmi a kezünkben, amivel bizonyítani tudnánk az igazunkat.

Magyarul tehát biztonságosabb, praktikusabb és kifizetődőbb is, ha továbbra is vezetjük az útnyilvántartás céges autóinknál.

Fontos: a GPS adatok önmagukban nem sokat jelentenek a NAV-nak

Azt tehát tisztáztuk, hogy az útvonal nyilvántartásra szükség van – akkor a következő kérdés az, hogyan kell ilyen nyilvántartást vezetni?

Kezdjük először azzal, hogyan nem!

Nagyon sokan képzelik úgy, hogy az autóba szerelt GPS adatok megfelelnek a célnak.

3 probléma van ezzel:

• a legtöbb GPS szolgáltatás nem rögzít olyan adatokat, amikre szükség lenne,
• rengeteg plusz munkával jár az, hogy a kimaradt adatokat felvigyük a rendszerbe;
• ráadásul a NAV sem valószínű, hogy elfogadja majd a végeredményt.

Fogyasztási adatok, kilométeróra állás, utazás céljának rögzítése… ezek mind olyan információk, amikre szükség van egy szakszerű, az adóhivatal számára is elfogadható útvonal nyilvántartáshoz, de a GPS által gyűjtött anyagok nem terjednek ki rájuk.

A megoldást az útnyilvántartásra tervezett programok jelentik

Szerencsére, amire igény van, arra születik megoldás is.

Flottakezelő cégként értelemszerűen nekünk is van olyan megbízható partnerünk, aki a saját fejlesztésű, könnyen kezelhető programjával a NAV elvárásainak is megfelelő útnyilvántartást tud készíteni.

Az ilyen szolgáltatások pontosan arra születtek, hogy megoldják az útnyilvántartással járó problémákat Önnek: egy, a telefonra telepíthető alkalmazással kiegészített online program magába foglalja a klasszikus GPS rendszerek minden előnyét, és még ezeket egészíti ki mindazzal, amire a szakszerű útvonal nyilvántartások rögzítéséhez szüksége van.

Milyen előnyökkel rendelkezik egy ilyen program?

• Az útnyilvántartást menet közben készíti (magyarul nem kell vele Önnek külön foglalkoznia);
• könnyen megkülönböztethetőek benne a magán és üzleti célú utak;
• olyan adatok is rögzíthetőek benne, mint például a fogyasztási forma, az üzemanyag fajtája, a kilométeróra állása stb.;
• nincs szükség további munkára vele ahhoz, hogy az útnyilvántartás NAV elvárásainak megfeleljen;
• az esetleges elmaradások könnyen pótolhatók a programban;
• alig pár percet kell havonta Önnek foglalkoznia vele.

Profin elkészített útnyilvántartásra van szüksége Önnek is egy céges autó mellett

Összegezzük a lényeget még egyszer: útnyilvántartást annak éri meg vezetni, aki

• többet használja céges autót üzleti utakra, mint 50%, mivel ennek köszönhetően akár milliókat is megspórolhat a valós adatok alapján történő ÁFA visszaigényléssel;
• 50%-ban használja a céges autót üzleti utakra, mivel ezt valahogy igazolni is kell majd az adóhivatalnak, ha esetleg egy ellenőrzésre kerül sor.

A GPS önmagában még nem készít hivatalosan is elfogadható útnyilvántartást: gondoljunk bele abba, hogy ha mondjuk üzleti partnertől üzleti partnerig megyünk, de közbeiktatunk egy magáncélú megállót (szigorúan úgy, hogy azzal nem változtatjuk meg az útvonalat), akkor azt a GPS 2 db magáncélú útként fogja kezelni.

Ezzel szemben egy útnyilvántartó program képes ezt egy céges útként rögzíteni.

Ha szakszerű, a NAV számára is elfogadható útvonal nyilvántartásra van szüksége, akkor egy profin megtervezett útnyilvántartó program lesz az Ön segítségére.

Ne hagyja, hogy komoly pénzeket bukjon a vállalkozása az ÁFA visszaigénylésen – legyen résen, és ha kell, mondjon le az 50%-os átalány jelentette kényelemről, mert hosszú távon így lesz a legkifizetődőbb!